Handelsfactuur: wat is het en welke informatie moet er in staan?

U heeft uw eerste internationale exportzending binnen, gefeliciteerd! Tot nu toe heeft u al de nodige ervaring opgedaan met leveringen binnen Europa. Maar zodra u buiten de EU gaat exporteren, komt er (nog) meer bij kijken. Zo zijn er verschillende exportdocumenten nodig, waaronder de handelsfactuur. Dit document vormt de basis van de douaneaangifte.

Fouten in de handelsfactuur kunnen problemen en vertragingen bij de douane veroorzaken. Daarom is het goed om te weten wat een handelsfactuur is en welke informatie er in moet staan.

Wat is een handelsfactuur?

We beginnen bij het begin: wat is een handelsfactuur? Misschien kent u het als een commercial invoice of een commerciële factuur. Het is een document dat u nodig heeft voor het doen van douaneaangifte bij export buiten de EU. Alle details van de transactie staan er in, zoals het adres van de koper en een beschrijving van de goederen.

We noemen een handelsfactuur ook wel de basis van de douaneaangifte omdat dit formulier nodig is voor het berekenen van de douanerechten en belastingen. De douane kan op basis van het formulier ook beoordelen of de zending het land mag verlaten of dat er bepaalde controles nodig zijn.

Wanneer is een commerciële factuur noodzakelijk?

Een commerciële factuur is niet altijd noodzakelijk. Het is niet nodig wanneer u goederen binnen de EU verzendt. Het kan dus zijn dat u wel al met export bezig bent, maar nog geen handelsfactuur hebt hoeven invullen. Een handelsfactuur is pas verplicht wanneer u buiten de EU exporteert.

Maar let op: sommige landen in Europa vallen niet onder het douanegebied van de EU. Het kan dus zijn dat u in Europa wel een commercial invoice nodig heeft. Hier vindt u de lijst met EU-landen.

Waarom is een handelsfactuur belangrijk bij internationale handel?

Een handelsfactuur is onmisbaar bij internationale handel. Dit komt door de volgende redenen:

• Zonder een correct ingevulde handelsfactuur kan de douane uw zending niet beoordelen en dit kan flinke vertragingen opleveren.

• De douane mag uw zending weigeren als deze geen commercial invoice bevat.

• De factuur biedt een duidelijke omschrijving van de goederen, de prijzen en de te betalen kosten.
  

Welke informatie moet er op staan?

Als u voor het eerst een handelsfactuur gaat opstellen, wilt u natuurlijk weten welke informatie deze factuur moet bevatten. Een belangrijke eerste stap is om te weten dat alle gegevens in het Engels moeten worden ingevuld.

Deze gegevens staan op een handelsfactuur:

• Gegevens van de koper en verkoper: vul alle bedrijfsgegevens in, zoals het adres, contactgegevens en het btw-nummer.
• Beschrijving van de goederen: vermeld precies wat er wordt verzonden, inclusief details zoals het materiaal, gewicht en het merk. Ook moet u de HS-code van de goederen toevoegen.
• Verzenddatum en -nummer: de datum waarop u de goederen gaat verzenden en het nummer van de vervoerder.
• Hoeveelheden en prijzen: specificaties van de hoeveelheid en de kosten van elk product.
• Betalingsvoorwaarden: geef aan hoe en wanneer de betaling plaatsvindt.
• Leveringsvoorwaarden (Incoterms): deze voorwaarden bepalen wie verantwoordelijk is voor de transportkosten, verzekeringen en risico’s.
• Factuurnummer en -datum: voor een unieke identificatie van de transactie.
• Land van herkomst: het land waar de producten oorspronkelijk zijn geproduceerd.
• Handtekening van de verkoper: dit bevestigt de echtheid van de factuur.

Wat is het verschil tussen een handelsfactuur en proforma factuur?

Een handelsfactuur en proforma factuur lijken op elkaar, maar er is een heel belangrijk verschil. Een commercial invoice wordt gebruikt voor de douaneaangifte bij export. Het wordt door de douane gebruikt om invoerrechten en belastingen te berekenen.

Een proforma factuur is een voorlopige factuur die vaak wordt gestuurd om de koper te informeren over de kosten of wanneer nog niet alle gegevens bekend zijn. Het is niet rechtsgeldig en wordt niet gebruikt voor betalingen of douaneaangifte. Een proforma factuur kan ook worden gebruikt voor een vooruitbetaling. Belangrijk om te weten is dat het de koper niet verplicht tot een betaling.

Tips voor het invullen van een handelsfactuur

Het correct en volledig invullen van een handelsfactuur is belangrijk. Fouten of gegevens die missen kunnen bij de douane leiden tot vertragingen, boetes of zelfs geretourneerde zendingen. Wij geven enkele tips die handig zijn bij het invullen van de factuur.

• Zorg dat het document ingevuld is voordat de zending is opgehaald. Zo heeft u voldoende tijd om gegevens te controleren.

• Dubbelcheck altijd alle informatie. Zorg dat de adressen kopen, er een duidelijke beschrijving van de goederen is en dat alle hoeveelheden correct zijn.

• Gebruik de juiste HS-code. Deze code bepaalt namelijk de invoerrechten en belastingen.

• Bewaar altijd een kopie van de factuur in uw eigen administratie. Dit is niet alleen handig voor uzelf, maar ook noodzakelijk bij controles door de belastingdienst.

Grodal helpt bij douanezaken

Het opstellen van een handelsfactuur is niet moeilijk, maar het moet wel goed gebeuren. Het document vormt namelijk de basis voor de douaneafhandeling. En fouten kunnen u soms duur komen te staan. Wanneer u precies weet welke informatie nodig is, kunt u de handelsfactuur snel en correct invullen. Maar soms is het fijn om hulp te krijgen van een expert.

Met meer dan 20 jaar ervaring in douanezaken weet Grodal precies wat er nodig is om het proces snel en soepel te laten verlopen. Heeft u vragen over handelsfacturen, douaneformaliteiten of andere aspecten van internationale handel? Neem gerust contact op met Hebe, de eigenaar van Grodal. Hij helpt u graag persoonlijk verder.

Bronnen:
ABN AMRO
Belastingdienst

Veelgestelde vragen over de handelsfactuur