Welke exportdocumenten heb ik nodig voor mijn zending?

Wanneer u producten exporteert naar een ander land heeft u exportdocumenten nodig. Vooral wanneer u buiten de EU exporteert krijgt u te maken met verschillende soorten documenten. Welke papieren u precies nodig heeft, hangt af van het product en het land van bestemming.

Het is dus belangrijk om alle exportdocumenten op orde te hebben. Verschillende partijen kunnen hier namelijk om vragen, zoals bijvoorbeeld een douane, bank of koper. In dit artikel zetten we alle benodigde exportdocumenten voor uw zending op een rij. Tevens kunnen wij helpen bij het opstellen en/of verkrijgen van deze documenten.

Transportdocument

Voor het vervoeren van goederen naar het buitenland, heeft u transportdocumenten nodig. Welk document u precies nodig heeft, is afhankelijk van het type vervoermiddel. 

Road transport: voor Road transport heeft u een CMR-vrachtbrief nodig. Deze is zowel verplicht voor nationaal als internationaal vervoer in Europa en enkele andere landen uit Noord-Afrika en Azië.

Zeevervoer: voor transport over de zee gebruikt u een zeevrachtbrief: Bill of Lading (B/L).

Spoorvervoer: een CIM-vrachtbrief is noodzakelijk voor vervoer via het spoor naar het buitenland. 

Luchtvervoer: bij vervoer via de lucht gebruikt u de Airway Bill (AWB). Om dit document te verkrijgen is het verstandig om gebruik te maken van een Air freight expediteur, aangezien dit een ingewikkeld proces kan zijn. 

Douanedocumenten

Binnen Europa is er vrij verkeer van goederen. Dit betekent dat u vaak genoeg heeft aan een factuur, paklijst en transportdocumenten. Wanneer u echter goederen naar een land buiten de EU exporteert, moet u altijd douane-aangifte doen. Dit kunt u zelf doen, maar meestal doet een douane-expediteur dit om een snelle uitvoer te garanderen. 

Exporteren binnen de EU

Binnen Europa heeft u in de meeste gevallen geen douanedocumenten nodig. Echter, er kunnen uitzonderingen zijn, bijvoorbeeld wanneer u goederen verzendt naar een uitzonderingsgebied. Ook wanneer het vervoer via een land buiten de EU loopt, heeft u bepaalde documenten nodig. 

Exporteren buiten de EU

Als u goederen buiten Europa exporteert, moet u deze goederen aangeven bij de douane. Zorg dat u alle benodigde documenten heeft, zoals bijvoorbeeld een Certificaat van Oorsprong (Certificate of Origin) en EUR.1/EUR-MED. Houd ook rekening met invoerrechten en wetten in het land van bestemming. 

Daarnaast zijn er extra exportdocumenten nodig wanneer u bijzondere goederen exporteert, bijvoorbeeld beschermde planten of dieren. Dit regelt een douane-expediteur voor u. 

KVK export- en oorsprongsdocumenten 

Via de KVK kunt u verschillende exportdocumenten aanvragen, waaronder:

• Certificaat van Oorsprong (Certificate of Origin)

Dit certificaat bevestigt waar een product gemaakt is. 

• EUR.1/EUR-MED

Dit is een specifiek certificaat dat wordt gebruikt voor handel tussen landen met een vrijhandelsakkoord. Het kan worden gebruikt om te profiteren van korting of vrijstelling van invoerrechten. Voor zendingen met een waarde tot €6.000 voldoet een factuurverklaring.

• Legalisatie van exportdocumenten

Dit is het proces waarbij een autoriteit een handtekening op een exportdocument legaliseert. Dit kan nodig zijn om de geldigheid te waarborgen in het land van bestemming.

• ATA-carnet

Een ATA-carnet wordt gebruikt om oponthoud te voorkomen bij tijdelijke invoer van goederen. Het wordt veel ingezet bij goederen die tijdelijk worden geëxporteerd voor beurzen of evenementen.

Verklaringen

De bovenstaande oorsprongsdocumenten worden verstrekt door de KVK en kosten geld. Daarnaast zijn er een aantal oorsprongsverklaringen die u zelf kan verstrekken.

• Factuurverklaring

Alternatief voor EUR.1/EUR-MED voor zendingen met een waarde tot €6.000.

• Regeling Toegelaten Exporteur

Voor bedrijven die regelmatig met EUR.1/EUR-MED exporteren.

• Leveranciersverklaring

Wordt gebruikt als bewijs voor een EUR.1-certificaat.

• Registered Exporter

Registratie bij autoriteiten voor preferentiële handel.

• Leveranciersverklaring voor goederen van niet preferentiële oorsprong

Deze verklaring gebruikt u om bij KVK een certificaat van oorsprong te krijgen.

Overige exportdocumenten

Er kunnen nog een aantal andere belangrijke exportdocumenten zijn voor uw zending. Deze documenten gelden specifiek voor bepaalde soorten goederen en bestemmingen. Zo heeft u voor het exporteren van bepaalde planten een plantenpaspoort nodig. Voor het leveren van geneesmiddelen vraagt u een groothandelsvergunning aan.

Bekijk de lijst van de KVK met een overzicht van alle extra documenten voor export of vraag onze experts om advies.